Pelatihan SOP Lifecycle

Pelatihan SOP Lifecycle

Pelatihan SOP Lifecycle. Standard Operating Procedure (SOP) merupakan ketetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana, dan oleh siapa. SOP dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan yang akan mengganggu kinerja organisasi secara keseluruhan. SOP merupakan mekanisme penggerak organisasi atau lembaga agar dapat berjalan atau berfungsi secara efektif dan efisien.

Siklus hidup dari prosedur operasi standar terdiri dari enam tahap (The life cycle of a standard operating procedure consists of six stages) :

  1. Inisiasi, di mana kebutuhan untuk SOP baru diidentifikasi dan persetujuan yang diperlukan diperoleh untuk memulai pengembangan
  2. Drafting, tempat SOP baru ditulis
  3. Meninjau, ketika versi konsep SOP ditinjau oleh anggota staf yang tepat untuk memastikan mencakup semua aspek yang diperlukan dan mematuhi semua persyaratan peraturan atau standar
  4. Persetujuan, di mana SOP disetujui sebelum dirilis untuk digunakan
  5. Revisi, di mana SOP direvisi untuk memenuhi perubahan kebutuhan
  6. Decommissioning, di mana SOP tidak lagi diperlukan dan tidak digunakan lagi

Tahap 1: Inisiasi
Beberapa hal yang membuat SOP baru:

  1. Perubahan dalam Kondisi Bisnis
  2. Masukan dari aktivitas pengaturan
  3. Perubahan dalam Filsafat Manajemen atau Kebijakan Perusahaan
  4. Pemasangan peralatan dan instrumentasi baru
  5. Implementasi proses prosedur baru

Formulir SOP baru berisi:

  1. Judul usulan SOP baru
  2. Alasannya
  3. Penjelasan tujuannya
  4. Ruang lingkup SOP
  5. Departemen yang terkena dampak
  6. Persyaratan pelatihan
  7. Daftar pengulas

Pembuat atau perancang harus membahas SOP yang diusulkan dengan pakar materi pelajaran, apakah ada SOP lain pada subjek yang sama yang dapat direvisi untuk memasukkan materi pelajaran baru. Dalam hal ini pertimbangan harus diberikan untuk memperbarui SOP yang ada dan tidak perlu untuk yang baru.

Tahap 2: Menyusun SOP Baru : Tahap selanjutnya dalam siklus hidup SOP adalah penyusunan.

Ada banyak cara untuk menulis SOP, pertimbangan pertama adalah format, berikut adalah beberapa format yang dapat digunakan:

Format Langkah Sederhana
Format ini berguna untuk prosedur singkat dan rutin, yang memiliki beberapa hasil yang mungkin, dan cukup to the point. Terlepas dari dokumentasi dan pedoman keselamatan yang diperlukan, itu benar-benar hanya daftar singkat kalimat sederhana yang memberi tahu pembaca apa yang harus dilakukan.

Format Langkah Hirarki
Format ini berguna untuk prosedur panjang dengan lebih dari sepuluh langkah dan memerlukan pengambilan beberapa keputusan. Selain itu, mereka sering melibatkan klarifikasi dan definisi terminologi. Format ini biasanya terdiri dari daftar langkah-langkah utama semua dengan sub-langkah dalam urutan yang sangat spesifik.

Format Bagan Alir
Jika prosedurnya lebih seperti peta dengan kemungkinan hasil yang hampir tak terbatas, bagan alur mungkin merupakan taruhan terbaik Anda. Ini adalah format yang harus Anda pilih ketika hasilnya tidak selalu dapat diprediksi.

Seringkali SOP menjadi counterproductive di tempat kerja. Di setiap instansi sebenarnya sudah ada tetapi seringkali tidak digunakan, banyak yang ragu-ragu apakah terupdated, dan diletakkan di lemari yang dikunci atau banyak yang hanya ditempel di dinding tanpa pada tau maksud dari SOP tersebut.

SOP beda dengan Prosedur. Prosedur dibuat oleh pihak independen berdasar asas top-down, sedangkan SOP dibuat melalui kesepakatan antara penulis, pihak manajemen dan pengguna (3 pihak). Akan tetapi sering SOP dibuat dengan tanpa melibatkan pengguna sehingga tidak berfungsi semestinya.

Keefektifan sebuah SOP dapat dilihat dari: nilai tambah, kesamaan persepsi antar bagian/ departemen serta dilihat dari fungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja proses. Apabila SOP ditempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau bahkan membuat SOP baru yang sesuai dengan prinsip win-win solution.

Tujuan Pelatihan SOP Lifecycle

Setelah mengikuti pelatihan, diharapkan peserta mampu mengendalikan, merevisi dan memantau dalam sebuah siklus SOP Lifecycle. Sehingga diharapkan perusahaan atau organisasi dapat menjalankan proses bisnisnya lebih efektif dan efisien.

Materi Pelatihan SOP Lifecycle

1. Filosofi dan difinisi proses bisnis

2. SOP Lifecycle

  • SOP yang tidak dinamis
  • SOP yang dinamis
  • Siklus SOP Lifecycle

3. Business process mapping (BPM).
4. SOP Tehnis v.s SOP Administratif.
5. Format SOP:

  • Simple steps
  • Hierarchy
  • Flowchart
  • Graphical
  • Video

6. Teknik penulisan efektif:

  • Format SOP
  • Elemen SOP

7. Menentukan dan memilih tingkat perincian SOP (Who Does What) Beyond Write What You Do
8. Perancangan SOP yang up-to-date dan pembuatan rencana tindak-lanjut dengan merancang SOP yang dinamis.
9. Merancang SOP untuk Marketing, Perencanaan dan Produksi, Logistik, Pembelian dan Keuangan dll

Peserta Pelatihan SOP Lifecycle

Training ini diperuntukkan bagi karyawan dari seluruh level dan semua divisi dalam Perusahaan atau Organisasi serta Praktisi, Profesional atau Siapa Saja yang ingin menambah pengetahuan mengenai SOP.

Jadwal PelatihanLokasi & Investasi
- 2 sd 4 Januari 2019
- 13 sd 15 Februari 2021
- 27 sd 29 Maret 2021
- 17 sd 19 April 2021
- 7 sd 9 Mei 2021
- 12 sd 14 Juni 2021
- 17 sd 19 Juli 2021
- 14 sd 16 Agustus 2021
- 12 sd 14 September 2021
- 16 sd 18 Oktober 2021
- 21 sd 23 November 2021
- 26 sd 28 Desember 2021
- Yogyakarta(6.500.000 IDR / participant)
- Jakarta(6.500.000 IDR / participant)
- Bandung (6.500.000 IDR / participant)
- Bali (7.500.000 IDR / participant)
- Surabaya (6.000.000 IDR / participant)
- Malang (7.000.000 IDR / participant)
- Batam (7.500.000 IDR / participant)
- Lombok(7.500.000 IDR / participant)

Metode PelatihanFasilitas
- Presentasi
- Diskusi
- Case Study
- Simulation
- Evaluation (Pre and Post Test)
- Kunjungan/Praktek (Menyesuaikan/tentative)
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara/Stasiun/Terminal)
- FREE TransporsiPeserta ke tempat pelatihan .
- Module atau Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or bagpackers (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffe Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
- Training room full AC and Multimedia

[table “3” not found /]

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *